Dokumentowanie zakupów produktów rolnych od rolników

Zakupy związane z produktami rolnymi dokonywane u rolników mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych tylko na podstawie faktury VAT RR. Równocześnie dowody wewnętrzne dokumentujące zakupy u dostawców którzy nie są rolnikami ryczałtowymi nie powinny być zaliczane do dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku. Jeśli ktoś dokonuje zakupów ryczałtowych produktów rolnych u rolników musi być ewidencjonowany fakturą VAT-RR.

Fakturę wystawia nabywca produktów, a następnie przekazuje jej oryginał zbywcy produktów rolnych. W myśl artykułu 116 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług podatnik będący zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym nabywający produkty rolne u rolnika ryczałtowego musi wystawić dwa egzemplarze faktury będącej udokumentowaniem tych zakupów. Oryginał faktury musi trafić do dostawcy. Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie, faktura taka stanowi zewnętrzny dowód własny. Jeżeli w takim razie ktoś dokonuje zakupów produktów rolnych od rolników zryczałtowanych, to jako na podatniku VAT spoczywa na nim obowiązek wystawienia faktury VAT-RR i przekazanie jej oryginału drugiej stronie transakcji. Jeśli jednak zbywca produktów rolnych nie ujawnia wszystkich danych potrzebnych do sporządzenia faktury VAT-RR, nabywca produktów rolnych nie ma prawa do udokumentowania takiej transakcji jakimkolwiek dowodem zastępczym. Wystawianie dowodów zastępczych jest możliwe wyłącznie w przypadku zewnętrznych obcych dowodów źródłowych które nie dokumentują operacji gospodarczych których przedmiotem są transakcji opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Takie dowody muszą być ponadto sporządzone przez osoby dokonujące operacji – mówiąc w skrócie, muszą one zawierać podstawowe dane obu stron transakcji. Artykuł 21 ustawy o księgowości definiuje wymagania stawiane wobec dokumentów księgowych. Ustalają one, co powinien zawierać dowód księgowy. Jest to między innymi: Dane określające obie strony transakcji; nazwy i adresy Dane określające rodzaj dowodu oraz jego numer identyfikacyjny Szczegółowy opis transakcji i podaną jej wartość; w miarę możliwości powinno się tutaj stosować jednostki naturalne Datę przeprowadzenia transakcji. Jeśli dowód został sporządzony w innym dniu, powinien również zawierać tę drugą datę Podpisy obu stron transakcji Zatwierdzenie sprawdzenia oraz przyjęcia dowodu oraz opis sposobu ujęcia go w księgach rachunkowych. Na końcu powinien znaleźć się podpis osoby za to odpowiedzialnej. Artykuł 21 ustawy o rachunkowości stwierdza również, że istnieje możliwość zrezygnowania z zamieszczania w dowodzie danych opisanych w ustawie ptk 5 i 6 w przypadku, gdy wynika to z odmiennych przepisów albo też innych technik dokumentowania zapisów księgowych. Dokumenty księgowe potwierdzające przeprowadzenie danej transakcji mogą zostać podzielone na zewnętrzne obce (czyli te, które otrzymujemy od naszych kontrahentów), wewnętrzne własne (te, które w oryginale przekazujemy swoim kontrahentom) oraz wewnętrzne (związane z operacjami przeprowadzanymi wewnątrz danej jednostki). Istnieją również dowody księgowe sporządzone przez jednostkę które mogą być dodatkową podstawą zapisów. Są to dowody zbiorcze (mogą służyć do dokonywania łącznych zapisów dowodów źródłowych, które muszą być wymienione pojedynczo w dowodzie zbiorczym), zastępcze (wystawia się je aż do momentu otrzymania zewnętrznego dowodu obcego), rozliczeniowe (ujmuje się w nich dokonane już wcześniej zapisy według nowych kryteriów) oraz korygujące wcześniejsze zapisy.

Dowody wewnętrzne które dokumentują zakupy dokonywane u rolników nieryczałtowych nie mogą być dowodem księgowym dokumentującym przeprowadzenie danej transakcji, bowiem osoby takie zwykle nie udostępniają swoich danych osobowych. Takie dowody nie spełniałyby wszystkich wymogów określonych przez ustawę o rachunkowości. Sprawia to, że zakupy od rolników ryczałtowych mogą być ujęty w księgach rachunkowych jedynie w przypadku, gdy odbywają się one na podstawie faktury VAT-RR.